Privacy Statement Caland Advocaten (NL)

Voor wie geldt dit Privacy Statement?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle personen waarvoor Caland Advocaten persoonsgegevens verwerkt.

Hieronder een overzicht van de belangrijkste categorieën:

  • bezoekers van onze website;
  • (medewerkers van) cliënten van Caland Advocaten;
  • ontvangers van Caland Advocaten nieuwsbrieven en andere mailings;
  • potentiele cliënten van Caland Advocaten;
  • personen die betrokken zijn bij een juridische procedure of transactie waarbij Caland Advocaten als advocaat optreedt;
  • (medewerkers van) leveranciers;
  • derden die met Caland Advocaten communiceren;
  • Alumni

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Caland Advocaten verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die wij hebben ontleend aan andere bronnen.

Door u aan Caland Advocaten verstrekt:

  • Contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak.
  • Persoonsgegevens die u aan Caland Advocaten verstrekt in het kader van events, seminars, bijeenkomsten of ingeschreven nieuwsbrieven,

Persoonsgegevens ontvangen via onze website:

  • Gegevens aangaande uw bezoek aan onze website,
  • Gegevens aangaande het apparaat waarmee u onze website heeft bezocht, bijvoorbeeld uw IP adres;
  • Uw surfgedrag en interesses

Persoonsgegevens ontvangen uit overige bronnen:

  • Persoonsgegevens ontvangen uit openbare online bronnen zoals bedrijfswebsites en Social Media platforms, zoals LinkedIn,
  • Persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of Kadaster,
  • Overige op u betrekking hebbende persoonsgegevens die wij verkregen hebben bij het behandelen van zaken via onder meer cliënten en wederpartijen.

Waarom verwerkt Caland Advocaten uw persoonsgegevens?

Caland Advocaten gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  • Het leveren van juridische diensten door onze advocaten voor onze cliënten.
  • Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen zoals archiveringsverplichtingen, verplichtingen uit hoofde van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).
  • Het onderhouden van contact en communiceren met u.
  • Marketingactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven en andere vormen van marketingcommunicatie die voor u interessant kunnen zijn.
  • Voor de beveiliging, het gebruik en de verbetering van onze website. Voor een uitgebreidere uitleg hierover zie de paragraaf over ‘cookies’;
  • Verbetering van de kwaliteit van eigen dienstverlening;
  • Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken.

De beveiliging van uw gegevens

Caland Advocaten neemt passende technische en organisatorische maatregelen teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Personen die namens Caland Advocaten toegang hebben tot uw gegevens of dossiers zijn – onder meer op basis van de voor hen geldende gedrags- en beroepsregels – gehouden tot geheimhouding. Caland Advocaten hanteert algemeen in de branche geaccepteerde standaarden van technologische en operationele beveiliging teneinde persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Indien u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, vragen wij u via info@caland.nl contact op te nemen met ons.

Inschakelen / delen gegevens met derden

In bepaalde gevallen kan het voor Caland Advocaten noodzakelijk zijn derden toegang te geven tot persoonsgegevens. Hieronder een, niet limitatief, overzicht:

  • Derden die van belang zijn voor de juridische diensten die wij verstrekken, zoals wederpartijen, plaatselijke advocaten, gerechten, regelgevingsinstanties en overheidsinstellingen.
  • Derden, zoals toezichthouders en andere instanties, om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, zoals ICT leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie wij bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden

Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derde partijen geschiedt alleen voor de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken kunnen zelf verantwoordelijk zijn voor de naleving van de privacywetgeving. Caland Advocaten is in dat geval niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden. Voor zover een derde uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van verwerker van Caland Advocaten en dus op verzoek en conform instructie van Caland Advocaten handelt, sluit Caland Advocaten met een dergelijke derde een verwerkersovereenkomst af die aan de in de Verordening omschreven vereisten voldoet.

Gegevens buiten de Europese Unie

Om onze diensten te kunnen verlenen kan het noodzakelijk zijn dat Caland Advocaten uw persoonsgegevens doorgeeft aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie. In dat geval ziet Caland Advocaten er op toe dat dergelijke doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de Verordening.

Grondslagen

Bij de verwerking van persoonsgegevens door Caland Advocaten baseert Caland Advocaten zich op verschillende grondslagen. De gegevensverwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst (tot het leveren van juridische diensten) die wij hebben gesloten of noodzakelijk zijn ter uitvoering van een wettelijke plicht. In sommige gevallen vragen wij uw expliciete toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van bepaalde cookies, of, wanneer u geen cliënt bent, het ontvangen van commerciële communicatie.

Tenslotte zijn er verwerkingen gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van Caland Advocaten, zoals verwerkingen in het kader van intern beheer, ten behoeve van effectieve communicatie, kwaliteitsverbetering of direct marketing verwerkingen voor cliënten en actieve contacten van Caland Advocaten. In het laatste geval wordt te allen tijde een opt-out geboden.

Bewaartermijnen

Caland Advocaten bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden of zolang Caland Advocaten dit verplicht is op grond van de wettelijk geldende bewaartermijnen.

Uw rechten

U kunt Caland Advocaten verzoeken uw gegevens te laten corrigeren, aanvullen, verwijderen of af te schermen indien de gegevens onvolledig, onjuist zijn of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Daarnaast heeft u het recht om de gegevens die wij van u in ons bezit hebben op te vragen. Wilt u van ons geen nieuwsbrieven, e-mailberichten, uitnodigingen voor seminars meer ontvangen? U kunt zich op elk moment kosteloos uitschrijven via info@caland.nl.

U hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Caland Advocaten zal de verwerking staken indien zij daar wettelijk toe verplicht is of indien andere dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Klachtenregeling

Bij Caland Advocaten hechten we veel waarde aan de kwaliteit van ons werk en aan de tevredenheid van onze cliënten met onze dienstverlening. Daartoe doen wij regelmatig onderzoek en de uitkomsten daarvan gebruiken we om onze dienstverlening steeds verder te verbeteren. Mocht er in uw geval iets niet naar wens zijn gegaan, kaart het dan aan bij uw advocaat. We zullen er alles aan doen om een bevredigende oplossing te vinden. Komt u er dan niet uit, dan kunt u gebruik maken van onze klachtenprocedure. Meer informatie daarover kunt u vinden onder “complaints procedure”.

U hebt daarnaast te allen tijde het recht en de mogelijkheid om een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Caland Advocaten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Statement aan veranderingen onderhevig

Caland Advocaten behoudt zich het recht voor om deze “privacy statement” aan te passen of te wijzigen bijvoorbeeld wanneer zich wijzigingen in de verwerkingen voordoen of indien regelgeving wijzigt. Bij grootscheepse wijzigingen zal Caland Advocaten dit onder uw aandacht brengen. Niets in deze “privacy statement” heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Caland Advocaten en enige bezoeker aan deze Internetsite of om enige informatie in dat kader te verschaffen.

Privacy Statement Caland Advocaten (UK)

To whom does this Privacy Statement apply?

This Privacy Statement applies to everyone for whom Caland Advocaten processes personal data.

An overview of the most important categories is listed below:

  • visitors to our website;
  • clients (and their employees) of Caland Advocaten;
  • recipients of Caland Advocaten newsletters and other mailings;
  • prospects of Caland Advocaten;
  • people involved in legal proceedings or a transaction in which Caland Advocaten acts as lawyer;
  • suppliers (and their employees);
  • third parties that communicate with Caland Advocaten;

What personal data does Caland Advocaten process?

Caland Advocaten processes personal data that you have provided to us, personal data generated during your visit to our website and while reading newsletters, and personal data we have derived from other sources.

Provided to Caland Advocaten by you:

  • Contact details and other personal data that are necessary for handling your case;
  • Personal data you provide to Caland Advocaten in the context of events, seminars, meetings and newsletters for which you have registered.

Personal data received via our website:

  • Data concerning your visit to our website;
  • Data concerning the device you used to visit our website, for example your IP address;
  • Your surfing behaviour and interests

Personal data received from other sources:

  • Personal data received from public online sources such as company websites and social media platforms such as LinkedIn;
  • Personal data obtained from the Trade Register of the Chamber of Commerce or the Land Registry;
  • Other personal data relating to you that we obtained in handling cases via (inter alia) clients and counterparties.

Why does Caland Advocaten process your personal data?

Caland Advocaten uses your personal data for several purposes:

  • To provide legal services performed by our lawyers for our clients;
  • To comply with our statutory obligations, such as retention obligations, obligations under the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, WWFT);
  • To contact and communicate with you;
  • To perform marketing activities, such as sending newsletters and other forms of marketing communications that may be of interest to you;
  • To secure, use and improve our website. For a more comprehensive explanation of this, see the section on ‘cookies’;
  • To improve the quality of our services;
  • To conduct customer satisfaction surveys.

The protection of your data Engaging third parties / sharing data with third parties

Caland Advocaten has taken appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss or against any form of unlawful processing. People who have access to your data or files on behalf of Caland Advocaten have a duty of confidentiality, inter alia on the basis of the rules of conduct and rules of professional practice applicable to them. Caland Advocaten uses technological and operational security standards that are generally accepted in the sector in order to protect personal data from being lost, misused, altered or destroyed. If you have any questions about the protection of your personal data, or if there are indications of misuse, please contact us via info@caland.nl.

Engaging third parties / sharing data with third parties

In certain cases it may be necessary for Caland Advocaten to give third parties access to personal data. A non-exhaustive overview is provided below:

  • Third parties that are relevant to the legal services we provide, such as counterparties, local lawyers, courts, regulatory authorities and government institutions;
  • Third parties, such as regulators and other organisations, in order to comply with our statutory obligations;
  • External suppliers in connection with the processing of your personal data for the purposes described in this Privacy Statement, such as ICT suppliers, suppliers of communication services or other suppliers to whom we outsource certain support services.

The transfer of your personal data to the abovementioned third parties will only take place for the purposes mentioned in this Privacy Statement.

Third parties to whom we provide your personal data may themselves be responsible for complying with privacy legislation. Caland Advocaten is neither responsible nor liable for the processing of your personal data by these third parties. To the extent that a third party processes your personal data as a Processor of Caland Advocaten and therefore acts at the request and on the instructions of Caland Advocaten, Caland Advocaten concludes a processing agreement with such third party which meets the requirements set out in the Regulation.

Data outside the European Union

In order to provide our services, it may be necessary for Caland Advocaten to transfer your personal data to a recipient in a country outside the European Union. In that case Caland Advocaten ensures that such data transfer is in accordance with the Regulation.

Purposes for the processing of personal data

Caland Advocaten may process personal data for a number of purposes. The data processing may be necessary to perform a contract for the provision of legal services or to comply with a statutory requirement. In some cases we will ask for your explicit consent, for example for the use of certain cookies, or, if you are not a client, for receiving commercial communications.

Data may also be processed in connection with a justified interest of Caland Advocaten, for example for the purpose of internal administration, effective communications, quality improvement or direct marketing for clients and active contacts of Caland Advocaten. In the latter case, an opt-out is always offered.

Retention period

Caland Advocaten will not retain your personal data any longer than is necessary for achieving the purposes stated in this Privacy Statement or for complying with statutory retention periods.

Your rights

You have the right to ask Caland Advocaten to correct, supplement, delete or block your personal data if it is incomplete, incorrect or is being processed in contravention of any statutory provision. You also have the right to request Caland Advocaten to inform you of any personal data it holds relating to you. If you no longer wish to receive newsletters, emails or invitations to seminars, you can unsubscribe at any time and at no cost via info@caland.nl.

You also have the right to object to the processing of your personal data. Caland Advocaten will discontinue the processing if it is required by law to do so. Caland Advocaten will continue with the processing if there are justified imperative grounds to do so that outweigh your interests, rights and freedoms or that are related to bringing, exercising or substantiating a legal action.

Complaints procedure

At Caland Advocaten we attach great value to the quality of our work and the satisfaction of our customers with the services we provide. That is why we regularly survey customer satisfaction levels and use the results to further improve our services. If you feel that aspects of our services could be improved, please bring it to the attention of your lawyer. We will take all the steps necessary to resolve the matter to your satisfaction. If you still feel the matter has not been resolved, you can use our complaints procedure. For more information please visit the “complaints procedure” of Caland Advocaten.

In addition, you have at all times the right and the option to submit a complaint about the processing of personal data by Caland Advocaten to the Dutch Data Protection Authority.

Statement is subject to change

Caland Advocaten reserves the right to amend or alter this Privacy Statement if, for example, there are changes to the processing or if legislation changes. If there are substantial changes, Caland Advocaten will notify you of this. Nothing in this Privacy Statement is intended to create any obligation or cause any agreement to be concluded between Caland Advocaten and any visitor to this Internet site or to provide any information in that context.